Astuces pour réussir sa réunion

Mes astuces pour réussir votre réunion !

Je suis un Geek complet, et depuis trente ans, je présente les grandes et les petites choses en tant que producteur de réunions, de conférences et de rassemblements de vente. Pendant cette période, j’ai élaboré une liste de cinq « secrets » spéciaux que j’utilise pour m’assurer que les réunions se déroulent correctement. Vous voyez, le client a payé beaucoup d’argent pour la vidéo ou la pièce multimédia qui aidera la foule à se débarrasser des toiles d’araignée (ou de la gueule de bois) et à se concentrer sur les objectifs, l’esprit et les affaires de la réunion. Je veux que mon client aime la vidéo, et la seule façon pour lui de l’aimer est que le public l’aime. Voici mes conseils pour une réunion réussie.

Premier conseil : laissez la vidéo être vue.

Astuces pour réussir sa réunionVous devez créer une expérience théâtrale. Utiliser un moniteur de télévision, ou même un grand écran d’ordinateur pour des audiences de plus de 5 ou 10 personnes est une folie. Les projecteurs vidéo sont bon marché à l’achat ou à la location aujourd’hui, comme les vidéoprojecteurs Yaber par exemple, et ils contribuent à créer l’expérience cinématographique que le public attend. N’oubliez pas que certaines personnes du public peuvent avoir un meilleur home cinéma que l’environnement que vous créez.

Le technicien a-v de l’hôtel peut vous aider, ou le membre de l’équipe a-v de votre personnel peut vous donner un coup de main. Les écrans commençant à 4×6 pieds fonctionnent pour des foules allant jusqu’à 25 personnes ; après cela, vous regarderez 6×8, ou pour des foules beaucoup plus importantes, 12×16′ ou plus (beaucoup plus grand que cela et vous ne lirez pas cet article, de toute façon.)

Deuxième conseil : le son doit être aussi « GRAND » que la vidéo.

C’est vrai même si votre réunion n’est qu’une visite de vente entre vous et un prospect dans un bureau de la taille d’un placard. Le son est votre arme secrète. Les mots doivent être compris, la musique doit être ressentie et les émotions doivent être stimulées, comme dans les films. Apportez ces haut-parleurs portables ou, dans une réunion plus importante, louez un très bon système de son stéréo pour vous assurer que votre public est enveloppé dans les mots et la musique que vous ou votre producteur avez créés.

Troisième conseil : Contrôlez les lumières.

Imaginez une salle de cinéma où l’on laisse les lumières allumées. Plutôt bizarre, non ? Maintenant, pensez à votre réunion. Pour maximiser l’impact de votre média, vous devez voir l’image et votre public doit se sentir à l’aise pour réagir à ce qui est à l’écran. Il n’y a pas de place pour qu’une personne se sente gênée de rire, d’applaudir ou même de pleurer. Ce n’est que dans l’anonymat de la salle obscure qu’ils réagiront vraiment à votre message et en intérioriseront le sens. Fermez les fenêtres. Éteignez les lumières fluorescentes (elles sont un véritable tueur de réunions). Atténuez lentement les lumières de la pièce lorsque la vidéo commence.

Quatrième conseil : Répétez.

Passez en revue les aspects techniques de ce dont nous avons discuté. Sachez quand la vidéo est censée tourner, quand le PowerPoint est censé être joué, et entraînez-vous à changer, à baisser les lumières, à régler le son (à la fois le volume et l’égalisation) et à passer d’une entrée à l’autre si nécessaire. Vous ne voulez pas trébucher au lieu de parler, et si vous êtes en coulisses, vous ne voulez pas que le speaker vous appelle pour vous avoir endormi au moment de la commutation (vous seriez aussi méchant si vous étiez laissé là sans rien à dire ou à faire pendant que le type de l’audiovisuel pète avec les médias au fond de la pièce).

Cinquième conseil : Utilisez l’effet Letterman.

En bref, rafraîchissez la pièce. David Letterman dirige son studio à 10 degrés. Cela lui permet, ainsi qu’à son public, d’être à l’affût. Je ne dis pas qu’il faut le garder aussi froid, mais si vous avez plus de 50 personnes, vous avez un public qui est une fournaise ambulante. La chaleur corporelle est réelle, et beaucoup de corps signifient une pièce chaude. Si la salle peut vous sembler confortable à 7 heures du matin, à 8 heures les participants peuvent être étouffés, parce que vous n’avez pas prévu comment la salle allait se réchauffer. Une pièce chaude signifie des spectateurs endormis. Les spectateurs endormis n’applaudissent pas, ne retiennent pas votre message, ne sont pas excités ou enthousiastes, ou ne gardent peut-être même pas les yeux ouverts.

Lorsque vous entrez dans la pièce, sentez la pièce. Il fait un peu froid pour vous ? Bien. Est-ce que c’est assez confortable ? Mauvais. Et n’attendez pas qu’il fasse trop chaud. Lorsque vous aurez besoin de baisser la température, le contact de l’hôtel ne sera pas là et même s’il vous honore de sa présence, il vous faudra une bonne heure pour « refroidir » la chambre. Les murs retiennent la chaleur. Les gens aussi. Je sais que ces conseils fonctionneront, car je les ai découverts par expérience. J’ai vu de grands médias jouer mal parce que les stores étaient ouverts et que la pièce était chaude. Le présentateur m’a crié dessus. J’ai tâtonné dans le fond pendant que M. Rome brûlait. Mais une fois que j’ai adopté ces cinq principes de base, les choses ont commencé à aller dans mon sens. Les vidéos étaient les mêmes, mais soudain, les gens applaudissaient. C’est ce que j’appelle une assurance bon marché.